Umbrella Interactive vastaa Hydac Oy:n HSQE-ohjelmiston kriteereihin sekä strategisiin tavoitteisiin

Minttu Alanen toimii HSEQ-päällikkönä Hydac Oy:ssä, joka on osa tunnettua, saksalaista HYDAC-ryhmää. HYDAC-ryhmä toimii hydrauliikan, automaation ja teollisten sovellusten maailmassa ja toiminnan perustana ovat omat eurooppalaiset HYDAC-tuotetehtaat, joista jokainen on alallaan maailman johtavien toimijoiden joukossa. Hydac Oy palvelee paikallisesti suomalaisia ja työllistää täällä noin 80 henkilöä. Toiminta on sertifioitu ISO9001, ISO14001 ja ISO45001 standardien mukaan osana HYDAC-ryhmän sertifikaatteja.

Viimeaikaisista projekteistaan ehdottomasti merkittävin on Alasen mukaan ollut Umbrella-ohjelmiston käyttöönotto Hydac Oy:ssa. Projekti lähti liikkeelle kartoituksella ja vaihtoehtojen vertailulla. Kiinnostavia vaihtoehtoja HSQE-ohjelmistoksi löytyi viisi kappaletta ja niitä vertailtiin mm. HSQE dokumentaation hallinnan ja kokonaisvaltaisuuden perusteella. Vaihtoehdoista tehtiin vertailu- ja pisteytystaulukko, jonka keskeisimpiä kriteereitä olivat:

• Kokonaisvaltainen riskienhallinnan mahdollisuus
• HSQE-intra
• Pitkien dokumenttien käsittely (sivusisältöä ei haluttu rajata)
• Ympäristönäkökulmien vaikutusten arviointi
• Toimintaympäristön analyysit
• Poikkeamien ja havaintojen kirjaus, analysointi, käsittely ja toimenpiteiden seuranta

Hydac Oy:n HSQE-ohjelmistoksi valikoitui Umbrella Interactive. Se voitti valinnan aiemmin mainittujen kriteereiden suhteen. Umbrella Interactive vastaa myös Hydacin strategisia tavoitteita, joista Minttu Alanen kertoo: ”Olemme strategiaan kirjanneet, että henkilöstön osaaminen, innovointi ja motivaatio ovat voimavaramme. Tähän haluamme vastata Ataon Umbrella HSQE -ohjelmistolla. Voimme tehdä mm. perehdytyksen Umbrella HSQE-ohjelmistolla, sillä olemme koonneet sinne kaiken oleellisen strategiasta työohjeisiin. Umbrella on vastannut odotuksiamme.”

Mukana HSQE-ohjelmistoprojektissa oli päävastuullisen HSEQ-päällikön Alasen lisäksi Hydacin ICT-päällikkö, jolle ko. asiat ovat tuttuja vuosien ajalta ja myös johtoryhmää konsultointiin projektin aikana. Kun valintapäätös ohjelmistosta oli tehty, mukaan ydinryhmään liittyi prosessiomistajat ja muut avainhenkilöt, joiden vastuulla oli tietojen siirto ohjelmistoon. Tämän ryhmän kesken on valittu relevantit dokumentit ja sivusisällöt tiedonsiirtoon, jota tässä projektissa onkin tehty runsaasti.  Minttu Alanen kertoo: ”Sopimus Umbrella HSQE -ohjelmistosta allekirjoitettiin lokakuun alussa ja helmikuun loppuun mennessä tiedot oli jo siirretty ja pääkäyttäjät koulutettu. Maaliskuun alussa oli koko organisaation käyttöönottokoulutukset, ja siitä lähtien käyttö on ollut ahkeraa!”

Kokonaisvaltainen Umbrella HSQE voitti kustannustehokkuudellaan

Atao tarjosi alun perin Hydac Oy:lle HSQE-ohjelmistoon liittyen neljä projektia, joita olivat riskienhallinta, lakien ja vaatimusten seuranta, aloite- ja poikkeamamenettely sekä anonyymi ilmoituskanava. Matkan varrella otettiin mukaan muutamia lisäpaketteja, sillä palvelut on hinnoiteltu maltillisesti ja käyttöönotto pyritty tekemään mahdollisimman helpoksi. Helppokäyttöisyydestä antoi positiivista palautetta myös HYDAC-ryhmän laatuosasto, joka teki Hydac Oy:lle järjestelmien sisäisen auditoinnin huhtikuussa.

Alasen käytännön kokemuksia Ataosta yhteistyökumppanina on mukava jakaa: ”Ataon nimetty HSQE asiantuntija ja CTO on ollut projektissa meitä varten. Heiltä olemme voineet kysyä kaikkea ja saaneet vastaukset nopeasti. Palvelu on ollut hyvää ja asiat on selvitetty rivakasti. Yrityksestä välittyy välitön ja palvelualtis mielikuva. Käyttöönottoprojektista on tullut henkilöstöltä hyvää palautetta”

Hyötyjä koko henkilöstölle

Aiemmin paikallinen dokumentaatio ei ollut HYDAC-ryhmän toimintakäsikirjan rakenteen mukainen. Nyt Umbrella -ohjelmiston myötä rakenne saatiin yhtenäistettyä HYDAC-ryhmän ja standardien rakenteen mukaiseksi ja tieto löytyy helpommin. Kaikki toimintaa ohjaava tieto on yhdessä paikassa. Tietoa voi hallita ja sen kerääminen ja raportointi on koko henkilöstön käytettävissä. Umbrella HSQE mahdollistaa koko henkilöstön osallistamisen ja tekee toimintaa näkyväksi.

Minttu Alasen vinkit vastaavaa projektia suunnittelevalle:

• Sekä henkilökohtaiset että käyttäjäryhmäkohtaiset käyttöoikeudet kannattaa suunnitella ennakkoon huolella – kenellä on oikeus nähdä, hallita ja muokata mitäkin sisältöä.
• Käyttöönottokoulutuksen sisältöä ja merkitystä tulisi avata koko organisaatiolle ennen koulutusta. Ydinryhmälle syyt, perusteet ja ohjelmiston hyöty on selvempää.
• Säännöllinen sisäinen tiedotus ja toisto on tarpeen.
• SSO integraatio paikalliseen suomalaiseen pilvipalveluun, kansainvälisen yrityksen ICT osaston järjestämänä, saattaa kestää yllättävän kauan.
• Pilvipalveluja käyttämällä voi ulkoistaan merkittävän osan sisäisen IT infran ylläpitämiseen liittyvistä riskeistä.
• Ohjelmiston helppokäyttöisyys ja selkeys ovat tärkeimpiä ominaisuuksia, jotta käyttöönotto onnistuu arjen kiireessä.
• Pieni paikallinen toimittaja pystyy reagoimaan nopeasti esille nouseviin korjaustarpeisiin ja kehityskohteisiin.