Digitaalinen palautekäsittely elintarviketurvallisuuden hallinnan tukena – Umbrella Food Safety -järjestelmän ratkaisu

Elintarviketeollisuudessa asiakas- ja kuluttajapalautteiden hallinta on keskeinen osa laadunvarmistusta, riskienhallintaa ja tuoteturvallisuuden kehittämistä. Umbrella Food Safety -järjestelmä tarjoaa digitaalisen ratkaisun, joka yhdistää palautteiden vastaanoton, käsittelyn, raportoinnin ja poikkeamien hallinnan yhdeksi jäljitettäväksi kokonaisuudeksi. Järjestelmä tukee kansainvälisten standardien, kuten BRC, IFS ja FSSC 22000 vaatimuksia.

1. Palautteen vastaanotto – strukturoitu ja jäljitettävä

Kuluttajapalautteet kerätään yrityksen verkkosivujen kautta, jossa palautelomake ohjaa käyttäjää antamaan olennaiset tiedot, kuten EAN-koodin, erätunnuksen ja havaintokuvauksen. Asiakaspalautteet kirjataan suoraan järjestelmään asiakaspalvelun toimesta. Molemmista palautetyypeistä muodostuu automaattisesti tiketti, joka käynnistää käsittelyprosessin ja varmistaa palautteen jäljitettävyyden.

2. Sisäinen käsittely ja luokittelu, tiedonhallinnan tehokkuus

Palautteet luokitellaan järjestelmässä monipuolisesti:

• Tuoteryhmittäin
• Tuotekohtaisesti
• Syykoodeihin
• Tuoteturvallisuusvaikutusten mukaan

Automaattinen ohjaus vastuuhenkilöille nopeuttaa reagointia ja parantaa tiedonhallintaa. Luokittelu tukee systemaattista analysointia ja mahdollistaa kohdennetut toimenpiteet.

3. Reaaliaikainen raportointi ja trendiseuranta, jatkuvan parantamisen tuki

Umbrella Food Safety tuottaa dynaamisia raportteja, jotka voidaan suodattaa:

• Aikajaksoittain
• Tuoteryhmittäin ja tuotekohtaisesti
• Syykoodeittain
• Kustannusvaikutusten mukaan

Järjestelmä tukee kahden vuoden trendiseurantaa, mikä mahdollistaa toistuvien poikkeamien tunnistamisen ja ennakoivan laadunhallinnan.

4. Poikkeamien käsittely – tuoteturvallisuuden varmistaminen

Mikäli palautteessa havaitaan mahdollinen elintarviketurvallisuusriski, järjestelmä aktivoi sisäisen poikkeamakäsittelyn. Tämä sisältää:

• Korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet
• Takaisinvetoarvion, mikäli tilanne sitä edellyttää

Prosessi varmistaa, että vakaviin palautteisiin reagoidaan nopeasti ja dokumentoidusti, tukien sekä vaatimustenmukaisuutta että kuluttajaturvallisuutta.

Yhteenveto: Digitaalinen järjestelmä vastuullisuuden ja laadunhallinnan ytimessä

Umbrella Food Safety -järjestelmä integroi palautekäsittelyn osaksi yrityksen tuoteturvallisuusjohtamista. Se tukee:

• Operatiivista tehokkuutta
• Jäljitettävyyttä ja dokumentaatiota
• Standardien vaatimuksia

Järjestelmä toimii paitsi palautekanavana, myös koko tuoteturvallisuusjärjestelmän hallinnassa.

Ville Mäki
HSQE asiantuntija