Milloin elintarvikeyrityksen tulisi hakea sertifiointia?

Elintarvikeyrityksen sertifiointi kannattaa hakea, kun toimintajärjestelmä on vakiintunut ja dokumentoitu kattavasti. Oikea ajankohta riippuu yrityksen valmiudesta, järjestelmän käyttöönottoajasta ja liiketoimintatavoitteista. Tässä artikkelissa käsittelemme konkreettisia merkkejä valmiudesta, suositeltuja aikatauluja, eri sertifikaattien eroja sekä yleisimpiä viivästysten syitä elintarviketurvallisuuden sertifioinnissa.

Mitkä ovat merkit siitä, että elintarvikeyritys on valmis sertifiointiin?

Yritys on valmis sertifiointiin, kun elintarviketurvallisuusjärjestelmä toimii käytännössä ja prosessit ovat dokumentoituja sekä johdonmukaisia. Henkilöstö ymmärtää toimintatavat, johto on sitoutunut jatkuvaan parantamiseen ja yritys pystyy osoittamaan järjestelmän toimivuuden konkreettisin todistein.

Dokumentaation valmiuteen kuuluu kattava prosessikuvausten kokonaisuus, ajantasaiset työohjeet ja tallenteet järjestelmän toiminnasta. Kaikkien kriittisten prosessien tulee olla kirjattuna siten, että ulkopuolinen auditoija ymmärtää toimintatavat ja niiden perustelut. Dokumentaation ei tarvitse olla täydellistä, mutta sen tulee kattaa kaikki standardin vaatimat osa-alueet.

Prosessien vakiintuminen tarkoittaa, että yrityksen toimintatavat ovat käytössä arjessa ja niitä noudatetaan johdonmukaisesti. Henkilöstö tietää omat vastuunsa ja toimii sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Poikkeamat kirjataan ja niihin reagoidaan suunnitelmallisesti.

Henkilöstön osaaminen on keskeinen valmiuden osoitin. Työntekijät on koulutettu tehtäviinsä ja he ymmärtävät elintarviketurvallisuuden merkityksen omassa työssään. Koulutukset on dokumentoitu ja osaamisen ylläpitämisestä huolehditaan säännöllisesti.

Johdon sitoutuminen näkyy käytännön teoissa. Johto osallistuu aktiivisesti järjestelmän kehittämiseen, varaa riittävät resurssit ja asettaa mitattavia tavoitteita elintarviketurvallisuudelle. Johdon katselmus on toteutettu ja sen tulokset ohjaavat toiminnan kehittämistä.

Tarkistuslista valmiuden arviointiin:

• Elintarviketurvallisuuspolitiikka on määritelty ja viestitetty
• Vaarojen arviointi on tehty ja kriittiset hallintapisteet tunnistettu
• Prosessikuvaukset ja työohjeet ovat ajan tasalla
• Henkilöstö on koulutettu ja osaaminen dokumentoitu
• Sisäinen auditointi on suoritettu vähintään kerran
• Johdon katselmus on toteutettu
• Poikkeamien ja korjaavien toimenpiteiden käsittely toimii
• Jäljitettävyys on varmistettu raaka-aineista valmiisiin tuotteisiin

Kuinka kauan elintarviketurvallisuusjärjestelmän tulee olla käytössä ennen sertifiointia?

Elintarviketurvallisuusjärjestelmän tulee olla käytössä vähintään kolme kuukautta ennen sertifiointiauditointia. Useimmat sertifiointilaitokset suosittelevat kuitenkin 6-12 kuukauden käyttöönottojaksoa, jotta järjestelmän toimivuus voidaan todentaa kattavasti eri tilanteissa ja kausien vaihteluissa.

Minimiajan vaatimus perustuu siihen, että järjestelmän toimivuutta täytyy pystyä osoittamaan käytännön todistein. Pelkkä dokumentaatio ei riitä, vaan auditoijat haluavat nähdä tallenteet siitä, miten järjestelmä todella toimii arjessa. Kolmen kuukauden jakso mahdollistaa vähintään yhden täydellisen PDCA-syklin läpikäymisen ja antaa riittävästi dataa järjestelmän tehokkuuden arviointiin.

Sisäisten auditointien merkitys on keskeinen valmiuden osoittamisessa. Yrityksen tulee suorittaa vähintään yksi täydellinen sisäinen auditointi ennen ulkoista sertifiointiauditointia. Sisäinen auditointi paljastaa järjestelmän puutteet ja kehityskohteet, joihin voidaan reagoida ennen varsinaista sertifiointia. Tämä vähentää merkittävästi riskiä sertifioinnin viivästymisestä.

Johdon katselmus on toinen pakollinen elementti ennen sertifiointia. Katselmus tulee suorittaa sen jälkeen, kun järjestelmästä on kertynyt riittävästi toimintadataa arvioitavaksi. Katselmuksessa arvioidaan järjestelmän toimivuutta, resurssien riittävyyttä ja tavoitteiden saavuttamista. Katselmus osoittaa johdon sitoutumisen ja järjestelmän jatkuvan parantamisen toimivuuden.

PDCA-syklin läpikäyminen on olennaista sertifiointivalmiudessa. Plan-vaiheessa järjestelmä suunnitellaan ja dokumentoidaan. Do-vaiheessa se otetaan käyttöön ja henkilöstö koulutetaan. Check-vaiheessa järjestelmän toimivuutta seurataan ja auditoidaan. Act-vaiheessa toteutetaan tarvittavat korjaavat toimenpiteet ja parannukset. Sertifiointilaitokset haluavat nähdä todisteita kaikista näistä vaiheista.

Käytännössä monille yrityksille sopiva aikataulu on 9-12 kuukautta järjestelmän käyttöönotosta sertifiointiin. Tämä antaa aikaa käydä läpi vuodenaikavaihtelut, sesonkipiikit ja mahdolliset erityistilanteet, jotka voivat vaikuttaa elintarviketurvallisuuteen.

Mitä eroa on eri elintarviketurvallisuussertifikaattien välillä ja kumpi sopii yrityksellesi?

ISO 22000 on kansainvälinen standardi, joka sopii kaikenkokoisille elintarvikealan yrityksille. Se yhdistää HACCP-periaatteet ja prosessijohtamisen vaatimukset. ISO 22000 on joustava ja sovellettavissa koko elintarvikeketjussa raaka-aineiden tuotannosta kuluttajalle. Se on hyvä valinta yrityksille, jotka haluavat kansainvälisesti tunnustetun sertifikaatin ilman liian raskaita vaatimuksia.

FSSC 22000 perustuu ISO 22000 -standardiin, mutta sisältää lisävaatimuksia erityisesti elintarvikkeiden valmistukseen ja pakkaamiseen. Se on GFSI-hyväksytty sertifikaatti, mikä tekee siitä suositun valinnan yrityksille, jotka toimittavat tuotteita suurille vähittäiskauppaketjuille. FSSC 22000 vaatii tiukemmat kontrollit ja kattavamman dokumentaation kuin ISO 22000.

BRC (Brand Reputation through Compliance) on brittiläinen standardi, jota suosivat erityisesti Iso-Britannian ja Pohjois-Amerikan vähittäiskaupat. Se on GFSI-hyväksytty ja asettaa korkeat vaatimukset tuoteturvallisuudelle, laadulle ja toiminnalliselle tehokkuudelle. BRC sopii hyvin keskisuurille ja suurille valmistajille, jotka toimittavat tuotteita kansainvälisille markkinoille.

IFS (International Featured Standards) on saksalaisen ja ranskalaisen vähittäiskaupan kehittämä standardi. Se on myös GFSI-hyväksytty ja erittäin yleinen Euroopassa. IFS:n vaatimukset ovat samankaltaisia BRC:n kanssa, mutta painotukset hieman erilaiset. IFS sopii yrityksille, jotka toimittavat tuotteita eurooppalaisille vähittäiskauppaketjuille.

Sertifikaatin valintaan vaikuttavat tekijät:

• Asiakkaiden vaatimukset ja odotukset
• Yrityksen koko ja resurssit
• Kohdemarkkinat ja vientisuunnitelmat
• Tuoteryhmät ja toimialan erityisvaatimukset
• Olemassa olevan järjestelmän kypsyysaste

Pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka toimivat pääasiassa kotimaan markkinoilla, ISO 22000 on usein riittävä ja kustannustehokkain valinta. Yrityksille, jotka toimittavat tuotteita suurille kauppaketjuille tai vievät kansainvälisesti, GFSI-hyväksytty sertifikaatti (FSSC 22000, BRC tai IFS) on yleensä välttämätön.

Mitkä tekijät voivat viivästyttää sertifioinnin saamista?

Sertifioinnin viivästymisen yleisimmät syyt liittyvät dokumentaation puutteellisuuteen ja prosessien epäjohdonmukaisuuteen. Auditoijat tarvitsevat konkreettisia todisteita järjestelmän toimivuudesta, ja jos tallenteet ovat puutteellisia tai ristiriitaisia, sertifiointi keskeytyy korjaavien toimenpiteiden ajaksi. Myös henkilöstön koulutuksen laiminlyönnit ja jatkuvan parantamisen puutteet aiheuttavat usein viivästyksiä.

Dokumentaation puutteet näkyvät usein siinä, että prosessikuvaukset eivät vastaa todellista toimintaa tai tallenteet ovat epätäydellisiä. Vaarojen arviointi saattaa olla pinnallinen tai kriittisten hallintapisteiden seuranta puutteellista. Jäljitettävyysjärjestelmä ei toimi käytännössä tai toimittajien hyväksymisprosessi on dokumentoimaton.

Prosessien epäjohdonmukaisuudet paljastuvat, kun eri työntekijät toimivat eri tavoin samassa tilanteessa tai kun kirjatut ohjeet eivät ole käytössä arjessa. Poikkeamien käsittely saattaa olla satunnaista ja korjaavat toimenpiteet jäävät toteutumatta. Tämä osoittaa, että järjestelmä ei ole todella integroitunut yrityksen toimintaan.

Henkilöstön koulutuksen laiminlyönnit ovat vakava puute. Jos työntekijät eivät ymmärrä omaa rooliaan elintarviketurvallisuudessa tai perusperiaatteet ovat epäselviä, auditoija voi keskeyttää sertifioinnin. Koulutustallenteet voivat olla puutteellisia tai osaamisen varmistaminen puuttuu kokonaan.

Jatkuvan parantamisen todenteiden puute on tyypillinen ongelma uusilla sertifioinnin hakijoilla. Sisäisiä auditointeja ei ole tehty riittävästi tai niiden tulokset eivät johda toimenpiteisiin. Johdon katselmus on toteutettu muodollisesti ilman todellista toiminnan arviointia. PDCA-sykli ei toimi käytännössä.

Käytännön vinkkejä ongelmien välttämiseen:

• Aloita dokumentointi hyvissä ajoin ja päivitä sitä jatkuvasti
• Varmista, että kirjatut ohjeet vastaavat todellista toimintaa
• Tallenna kaikki oleellinen toiminta systemaattisesti
• Kouluta henkilöstö perusteellisesti ja varmista osaaminen
• Suorita sisäinen auditointi riittävän aikaisin
• Korjaa havaitut puutteet ennen sertifiointiauditointia
• Varmista johdon sitoutuminen konkreettisin toimin
• Pyydä tarvittaessa ulkopuolista asiantuntija-apua

Ennakkovalmistautuminen ja realistinen aikataulu ovat avaimia sujuvaan sertifiointiprosessiin. Yrityksen kannattaa varata riittävästi aikaa järjestelmän vakiinnuttamiseen ja mahdollisten puutteiden korjaamiseen ennen varsinaista sertifiointiauditointia. Asiantuntevaa apua sertifiointiprosessiin saa tuotteiden ja palveluiden kautta.

Elintarvikeyrityksen sertifioinnin oikea ajankohta riippuu monesta tekijästä, mutta perusteellinen valmistautuminen ja realistinen aikataulu takaavat parhaat edellytykset onnistuneelle sertifioinnille. Kun yritys tunnistaa valmiutensa merkit, antaa järjestelmälle riittävästi aikaa vakiintua ja välttää yleisimmät sudenkuopat, sertifiointiprosessi sujuu sujuvasti ja tukee yrityksen liiketoimintatavoitteita.