Finelcompille laatukäsikirja ja intra yhdellä ohjelmalla toteutettuna

Outokumpulainen Finelcomp Oy on erikoistunut palvelemaan keskusvalmistajia ja jakelijoita pienjännitesähköympäristöissä. Finelcomp on kehittänyt ja valmistanut modulaarisia, komponenttiriippumattomia pienjännitekoteloita kotitalouksien ryhmäkeskuksista raskaisiin teollisuuskojeisiin vuodesta 1992 lähtien. Kansainvälistynyt yhtiö palvelee asiakkaita Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Virossa, Liettuassa, Saksassa ja Isossa-Britanniassa. Yhteistyö Ataon kanssa alkoi noin kaksi vuotta sitten, kun Finecompilla oli tarve saada laatukäsikirja sekä ohjeita ja dokumentteja näkyviin tuotannossa. Tuolloin käytössä ollut dokumentinhallintajärjestelmä ei mahdollistanut riittävää näkyvyyttä tuotannon tarpeisiin. Yrityksessä oli paljon paperidokumentteja, joiden päivittäminen ja versiohallinta koettiin vaikeaksi.

Laatuun ja laadunhallintaan liittyviä ohjelmistoja on markkinoilla paljon. Finelcomp etsi yhdistelmää, jossa olisi mukana sekä laatukäsikirja että intra toteutettuna yhdellä ohjelmalla. Ataon ohjelmiston valinnan puolesta puhui se, että samalla saatiin toteutettua yrityksen intranet. Myös ympäristönäkökulma oli tärkeä kriteeri. Dokumentit voi päivittää nopeasti ja kätevästi sähköisesti, eikä aina tarvita paperitulosteita. Lisäksi laatudokumentit ovat kaikkien saatavilla.

Mukana Finelcompin laatujärjestelmän muutosmatkassa oli hallintosihteeri Helena Sahlman, laatupäällikkö Eero Kyllönen ja tuotantopäällikkö Marko Holopainen. Kyllönen arvioi ohjelmistovalintaan vaikuttaneita kriteereitä: ”Halusimme integroida laatukäsikirjan, sisäisen viestinnän intran ja ohjeita tuotantoon. Ohjeet pitää saada mobiilisti auki kaikilta työpisteiltä. Valittu Ataon ohjelmisto on koettu erittäin hyväksi ja nykypäiväiseksi toimintatavaksi. Osaamismatriisi eli osaamisen hallinnointi on työnjohdolle tärkeää. Uusikin henkilö saa nyt tiedot käyttöönsä heti ja tietoja voi päivittää nopeasti. Samalla pääsimme luopumaan muutamasta muusta ohjelmasta eli ohjelmistojen määrä ei lisääntynyt, vaan päinvastoin pieneni tämän muutoksen myötä.”

Finelcompissa haluttiin, että intran mukana käyttöön saataisiin toimintaan sopivia digitaalisia työkaluja ja että intranetin mukaantulo auttaa sisäisessä viestinnässä. Hallintosihteeri Helena Sahlman on tarkastellut Atao Umbrellan käyttöä sisäisen viestinnän alustana: ”Henkilöstöhallinnon näkökulmasta sinne saa kaikki tiedotteet, ohjeet ja perehdytysohjeet sekä henkilöstön saataville että arkistoon. Ennen nämä tiedotteet olivat esimerkiksi ilmoitustaululla ja ruokailutilan kansiossa. Kaikkia dokumentteja ei voi kuitenkaan tulostaa ja päivittää ketterästi. Lisäksi dokumentteja, tiedotteita ja tiedostoja on paljon. Ennen Atao Umbrellaa henkilökunta on tullut usein kysymään minulta, mistä mikin löytyy.”

Atao Umbrellan käyttöönotto on sujunut suunnitelmien mukaan Finelcompissa. Ohjelmistoa voi käyttää dokumentoinnin, tiedotuksen ja arkistoinnin lisäksi esimerkiksi henkilöstö- ja mielipidekyselyihin sekä keskustelupalstana.  Umbrellaan on viety myös mm. henkilöstöasioiden arkisto, tapahtumakalenteri ja sitä käytetään tiedottamiseen. Umbrellan lanseeraustilaisuus pidettiin koko talolle kahdessa ryhmässä, sillä käyttäjiä on noin 115 henkilöä. Tilaisuudessa esiteltiin ohjelmisto ja jaettiin käyttäjätunnukset. Jokainen Finelcompilla pääsee nyt omalta mobiililaitteeltaan tutustumaan ja käyttämään ohjelmistoa. Käyttö ei vaadi omaa sovellusta, vaan sivuille kirjaudutaan selaimesta ja päästään suorana kiinni käyttöliittymään. Finelcompin käytössä Umbrellassa tietoa vaihtuu ja sitä päivitetään lähes päivittäin.

”Yhteistyö sujunut loistavasti ja käytön kautta sitä oppii parhaiten. Aina on saatua apua, viimeksi tänään. Enemmänkin on Ataolla tehty, kuin mitä odotimme ja mistä sovimme. Todella hyvä asiakaspalvelu!”, toteavat sekä Helena Sahlman että Eero Kyllönen. Heidän vinkkinsä vastaavaa suunnittelevalle ovat:

• Kun halutaan järjestää dokumentaatio, ollaan laatumielessä oikealla tiellä.
• Etukäteissuunnittelu on tärkein vaihe. Määrittele omana projektina dokumentit, jotka pitää siirtää.
• Huomioi, mistä ohjelmistosta voi luopua Umbrellan myötä. Tämä auttoi hahmottamaan, kuinka monessa paikassa dokumentaatiota on. Meilläkin oli puolessa tusinassa eri paikkoja.
• Dokumenttien näkyvyyttä voi rajata myös lukuoikeuksien avulla.
• Varaa riittävästi resurssia projektiin, riittävästi aikaa kerätä dokumentaatio ja osallistua tarvittaessa siirtoihin.
• Dokumenttien päivittämiseen ohjatusti meni yllättävän kauan aikaa. Eniten aikaa vei sisällön muokkaaminen samalla, kun dokumentteja siirrettiin.
• Projektiomistajat tarkastavat dokumentaation määrävälein, tästä tulee aikajaksoittain muistutuksia.
• Käyttöönotto ja valmiuksien luominen oli nopeaa. Siihen meni noin kuukausi.